COME UTILIZZARE IL CALENDARIO ONLINE CONDIVISO PER AUMENTARE LA PRODUTTIVITA’

In un team di lavoro, l’organizzazione e la comunicazione sono tutto. Se uno di questi due elementi dovesse venire meno, la produttività del gruppo e la possibilità di raggiungere gli obiettivi prefissi ne risentirebbe inevitabilmente. Per questo motivo, è fondamentale utilizzare degli strumenti che facilitino la collaborazione all’interno del gruppo, anche se si lavora a decine di chilometri di distanza.

Diversi gli strumenti che possono essere utilizzati per favorire comunicazione, organizzazione e, di conseguenza, la collaborazione tra i vari membri del team. Eccone alcuni.

1. PIATTAFORME DI CONDIVISIONE E COMUNICAZIONE

Le piattaforme di comunicazione, come chat e email, ad esempio, consentono di scambiare messaggi anche se i membri dovessero lavorare in telelavoro o in sedi differenti dell’azienda.

Ci sono poi, ovviamente, le piattaforme di produttività “collaborativa”, che consentono di realizzare documenti di testo, presentazioni e fogli di lavoro condivisibili con gli altri membri del team che, a loro volta, possono modificarli liberamente nel cloud.

2. CALENDARIO ONLINE

Altro elemento fondamentale per la collaborazione e l’organizzazione lavorativa è il calendario online condiviso. Questo strumento, troppo spesso sottovalutato, consente di organizzare al meglio tempi e scadenze lavorative, dando modo a tutti i membri del team di conoscere date e orari delle riunioni, scadenze in vista e, perché no, anche i giorni di ferie o permesso che gli altri colleghi hanno preso. Insomma, uno strumento, il calendario online, non solo utile, ma diventato via via indispensabile per qualunque organizzazione lavorativa, indipendentemente dalla dimensione.

Grazie al calendario online condiviso, ad esempio, si potranno:

• organizzare delle riunioni di gruppo anche se gli altri membri non sono presenti in ufficio. Basterà controllare i loro impegni, trovare una finestra di tempo in cui tutti siano disponibili e inviare gli inviti, con la certezza che non saranno necessari lunghissimi giri di email per mettere tutti d’accordo
• organizzare il calendario vacanze nel giro di pochissimo tempo: basterà indicare la propria scelta nel calendario online condiviso, in modo che gli altri membri del team possano saperlo e regolarsi di conseguenza.

E, a differenza di quanto si possa pensare, utilizzare un calendario online condiviso è più semplice di quanto si possa pensare. Con Libero Mail, ad esempio, basterà creare un nuovo calendario, aprire il menu e cliccare sulla voce “Crea collegamento di condivisione”. A questo punto il calendario sarà pubblico e accessibile da chiunque avrà il link appena creato. Condividendolo con i colleghi, si darà loro la possibilità di controllare gli appuntamenti dei singoli membri e quelli collettivi, modificarlo (aggiungendone di nuovi o eliminando quelli già presenti) e molto altro ancora.

Grazie alla funzione di notifica, poi, si riceverà un avviso automatico ogni volta che si avvicina la scadenza di un appuntamento – sia la consegna di un lavoro o una riunione a breve termine. Insomma, dimenticarsi di una riunione, delle scadenze di un progetto o dei giorni di assenza dei propri collaboratori sarà impossibile. E il tutto grazie a un “semplice” calendario condiviso online.